09/06/2014 Legal Archive® a norma con le nuove regole tecniche in materia di conservazione

Le regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici, emanate il 3 dicembre 2013 con due distinti decreti del Presidente del Consiglio e dei ministri, entrano definitivamente in vigore con l’avvenuta pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014. Tali decreti innovano e rendono più ampio il quadro normativo vigente, fornendo un importante supporto alla digitalizzazione. Per quanto concerne la conservazione sono state apportate delle modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004,  ed è stato inoltre introdotto il concetto di “sistema di conservazione” che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi. L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) costituisce il riferimento tecnico e il punto di raccordo nazionale in materia di gestione dei flussi documentali.

Il software  Legal Archive® è stato sviluppato, dalla Ifin Sistemi, in linea con quanto disposto dalla normativa attualmente in vigore, rispettando le nuove regole tecniche emanate dall’AgID. La soluzione prevede un sistema di conservazione centralizzato in grado di gestire e conservare a norma qualsiasi tipo di documento informatico di ambito amministrativo, fiscale e del lavoro (contratti, LUL, libri giornali, fatture), documenti informatici di tipo clinico-sanitario (immagini e referti, ecc.), rispondendo quindi, con un’unica soluzione, a tutte le diverse esigenze di conservazione legale che ogni realtà produttiva può riscontrare. Il modello dei dati, che viene utilizzato come base per l’implementazione del sistema di conservazione Legal Archive®, è lo standard ISO 14721: OAIS Open Archival Information System, reso esplicito nella gestione di tre differenti tipologie di pacchetti informativi (pacchetto di versamento (SIP), pacchetto di archiviazione (AIP), pacchetto di distribuzione (DIP)). Il modello dati utilizzato da Legal Archive® prevede una strettissima aderenza a tale modello concettuale rivisitandolo ed ampliandolo con elementi di contestualizzazione provenienti dalla tradizione archivistica italiana. Inoltre l’obiettivo del sistema di conservazione è quello di garantire non solo la gestione e la conservazione dell’insieme informativo e descrittivo del singolo documento, ma anche di tutte le informazioni di contesto dei metadati e, soprattutto, delle relazioni fra i documenti che servono per la ricostruzione del vincolo archivistico e, quindi, del fascicolo digitale di riferimento.