10/05/2012 Conservare la Posta Elettronica Certificata è obbligatorio

Nell’ultimo decennio le comunicazioni aziendali hanno subito un notevole cambiamento. Le lettere cartacee sono un vago ricordo, ormai sostituite dai veloci messaggi mail. Recentemente, grazie agli obblighi governativi, anche la PEC si è introdotta nel sistema di comunicazione aziendale sostituendo, con successo sempre maggiore, la cartacea Raccomandata con Ricevuta di Ritorno. Questo cambiamento ha portato all’interno delle aziende la velocizzazione dei processi e un notevole risparmio di costi legati alle spese di spedizione e al materiale necessario. La comunicazione elettronica presenta quindi numerosi vantaggi rispetto a quella cartacea, di costi e di tempo, ed è facile concludere che la sua espansione sarà sempre maggiore.

Parallelamente sono nati alcuni dubbi su come interpretare il Codice Civile in materia di conservazione dei documenti fiscali a fronte di questa metamorfosi. Si riporta l’articolo 2220 del Codice Civile: “Conservazione delle scritture contabili. Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione [c.c. 2312, 2457]. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti [c.c. 2214]. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”.

Infatti, venivano e vengono conservate le lettere, le ricevute di ritorno delle raccomandate ed tutte le comunicazioni che riguardano scritture contabili inserendo gli elementi connessi alle pratiche nelle stesse e conservati in cartaceo.

Come affrontare questo aspetto della comunicazione via PEC? La PEC non può subire lo stesso procedimento in quanto è un documento informatico come stabilito dalla definizione contenuta nel DPR 68/2005 art.1: “ f) messaggio di posta elettronica certificata, un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati; g) posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.” Contiene quindi dati di certificazione (il gestore PEC inserisce la propria firma digitale e marca temporale alla ricevuta di accettazione e consegna per attribuirne pieno valore legale) che verrebbero trascurati al momento della stampa cartacea. La conservazione sostitutiva è dunque l’unica strada da intraprendere dagli utilizzatori della PEC.

È opportuno distinguere il messaggio (documento informatico) dal mezzo di trasmissione Posta Elettronica Certificata in quanto il documento informatico deve per legge essere conservato, secondo i requisiti imposti dalla normativa vigente e, al contempo, sarà obbligatorio conservare le ricevute dei messaggi trasmessi poiché varia solo il formato, ma non il valore legale rispetto alle ricevute cartacee delle raccomandate.