Il contrassegno e il sigillo elettronico

Con l’entrata in vigore del DPCM sulla formazione del 13 novembre 2014 il quadro normativo riguardo il documento informatico è completo.

Per questo AgID a dicembre 2015 ha pubblicato le linee guida sulla conservazione dove si riprendono tutti i concetti che descrivono il documento informatico, dalla sua formazione fino alla successiva conservazione. Va precisato che, riguardo la fase di formazione, AgID ribadisce l’importanza di alcuni strumenti utili, in primis il contrassegno elettronico, che se applicato ai documenti amministrativi formati da una amministrazione pubblica assume l’importanza determinata dal Codice dell’amministrazione digitale all’art. 23 ter

“Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità”.

Va precisato che il contrassegno è generato elettronicamente ed è apposto a mezzo di stampa sulla copia analogica del documento amministrativo informatico, per consentirne la verifica della provenienza e della conformità all’originale da cui è tratto. Per una maggiore chiarezza, con la circolare n° 62/2013, l’Agenzia per l’Italia digitale ha emanato le linee guida sul contrassegno elettronico, indicando le modalità tecniche di generazione, apposizione e verifica del contrassegno[1].

Di per sé il contrassegno elettronico può essere identificato come una sequenza di bit codificata con una tecnica grafica, che permette di rappresentare un documento amministrativo, una sua copia o un suo duplicato. Grazie alle Linee guida di AgID sappiamo quali contenuti deve avere ciascuno tipo di questi contrassegni e come dev’essere fatta la verifica della corrispondenza dello stesso al documento informatico originale tenuto dalla amministrazione pubblica.

Ma il contrassegno non è l’unico strumento ad entrare nelle pratiche quotidiane delle amministrazioni pubbliche, con il 1° luglio 2016 entra in vigore il regolamento europeo eIDAS che, oltre alle firme elettroniche, introdurrà il sigillo elettronico, che potrà essere utilizzato solamente da persone giuridiche.

Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del regolamento e serve per provare l’emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la certezza dell’origine e dell’integrità del documento stesso; oltretutto, secondo l’art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo perché è elettronico.

Esistono due tipi di sigilli: sigillo elettronico avanzato e sigillo elettronico qualificato, che nella definizione appaiono simili alla firma elettronica avanzata e alla firma elettronica qualificata, perché come riportato dall’articolo 36 del regolamento, il sigillo elettronico avanzato è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere l’identificazione di ogni modifica successiva dei dati; lo stesso vale per quei sigilli definiti qualificati, che oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi sicuri.

Con l’emanazione del regolamento eIDAS strumenti come il sigillo elettronico verranno forniti a pagamento da parte di soggetti chiamati servizi fiduciari, che dovranno garantire idonee garanzie in termini di qualità e sicurezza, inoltre si può affermare che con l’entrata in vigore del regolamento si apre la strada per realizzare il mercato unico digitale.

Va ricordato che in base al principio della gerarchia delle fonti, il regolamento non è soggetto a normativa di recepimento in ogni Stato e le regole che vi sono scritte hanno potere superiore alle normative nazionali.

[1] http://www.agid.gov.it/sites/default/files/linee_guida/circolare_n._62_recante_linee_guida_contrassegno_elettro nico_art_23_ter_cad_0.pdf.