RILEVANZA GIURIDICA E CONSERVAZIONE DELLA PEC

L’art. 2214 c.c. obbliga gli imprenditori alla conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza. La corrispondenza può includere anche i messaggi di posta elettronica con contenuto e rilevanza giuridica e commerciale nonché la PEC, la cui conservazione gode di particolare interesse per il valore di prova legale, (quindi che la rende opponibile a terzi), che le è derivato dalla legge stessa; in questo modo, la PEC può diventare determinante per l’azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari, procedure concorsuali e quant’altro.

La norma che interessa i documenti nativi digitali (e non le copie informatiche di documenti cartacei) prevede che la conservazione debba avvenire necessariamente in formato elettronico, e solo per fini pratici questi documenti possono essere stampati (art. 43, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005, CAD).

Per quanto riguarda la PEC, anche se non ci fossero le regole tecniche dettate dai DPCM sulla formazione, sulla gestione e sulla conservazione dei documenti informatici (DPCM 13 novembre 2014 e DPCM 3 dicembre 2013), la conservazione digitale della PEC è comunque una strada obbligata, perché la stampa di un messaggio invio di PEC con le sue ricevute di accettazione e consegna non vale come prova legale di avere inviato determinate comunicazioni o di averle inviate entro una certa scadenza. Allo stesso modo, la stampa di un messaggio di PEC ricevuto non prova che lo stesso provenga dal mittente. Il valore legale è dato solo dalla firma elettronica del gestore di PEC, che viene apposta sia sui messaggi ricevuti, sia sulle ricevute di accettazione e consegna dei messaggi inviati.

Va ricordato che in ambiente digitale la PEC viene equiparata a una raccomandata con ricevuta A/R in ambiente cartaceo. La normativa l’ha introdotta con il DPR n° 68 dell’11 febbraio 2005 e dopo poco tempo vennero pubblicate le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione temporale della posta elettronica certificata (contenute nel DM 2 novembre 2005). Il quadro normativo è stato completato con l’emanazione del DPCM 22 febbraio 2013 dove all’articolo 61 c. 1 si stabilisce che, specie nei confronti delle amministrazioni pubbliche:

l’invio tramite posta elettronica certificata di cui all’art. 65, comma 1, lettera c -bis ) del Codice, effettuato richiedendo la ricevuta completa di cui all’art. 1, comma 1, lettera i) del decreto 2 novembre 2005 recante «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata» sostituisce, nei confronti della pubblica amministrazione, la firma elettronica avanzata ai sensi delle presenti regole tecniche.

Bisogna non dimenticarsi che la PEC di per sé non è un documento digitale, ma uno strumento qualificato di documenti digitali, infatti di per sé potrebbe non contenere un testo, ma trasmettere uno o più oggetti digitali. Quindi la PEC non è uno strumento adatto a determinare l’affidabilità di un documento o di un insieme di documenti, ma serve solo per la sua trasmissione. Ecco perché emerge l’importanza insieme ad essa dell’utilizzo della firma digitale.