Email: conservare per 10 anni

Grazie al crescente ricorso alla digitalizzazione, l’email è diventata uno strumento chiave per veicolare comunicazioni di importanza strategica e commerciale per le imprese.

Se da una parte tale strumento è stato fondamentale per snellire i processi aziendali, dall’altra ha messo in luce delle criticità legate alla sicurezza dei dati.

Le caselle e-mail di amministratori delegati o manager ai vertici aziendali, solitamente racchiudono informazioni caratterizzate da un’alta sensibilità dei contenuti dal punto di vista del business, che è opportuno conservare nel tempo al fine di garantirne l’integrità e prevenirne al contempo la cancellazione e l’irrimediabile perdita.

Inoltre, in caso di contenzioso legale, produrre in giudizio una copia dell’email sottoposta ad un processo di conservazione digitale a norma (e non solo “semplicemente tenuta su un server”) rafforza la capacità probatoria dell’azienda.

La conservazione della corrispondenza aziendale

L’importanza della conservazione della corrispondenza aziendale (e la sua necessità) è, tra l’altro, sancita dall’art.2214 e art. art. 2220 del Codice Civile:

“L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili [che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”

Premesso, dunque, che l’e-mail è da considerarsi a tutti gli effetti un documento informatico (il Codice dell’Amministrazione Digitale definisce quale categoria di documento informatico” qualsiasi rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, Rif.art.1 comma 1), ne consegue che la conservazione debba avvenire in formato elettronico come da DPCM 3.12.2013 “Regole tecniche per la conservazione”.

La Soluzione per la conservazione delle email

Ifin Sistemi, Conservatore Accreditato AgID, è leader nelle soluzioni di conservazione digitale dei documenti informatici.
Il servizio Consolidamento Probatorio, già implementato con successo da anni per la Posta Elettronica Certificata (PEC), si estende anche alla Email ordinaria, con l’obiettivo di:

  • aumentare sicurezza
  • rafforzare il valore legale
  • preservare i messaggi da cancellazioni erronee.