Conservazione a norma

I tuoi documenti digitali al sicuro

Conservazione a norma, Ifin Sistemi

La conservazione digitale a norma è il processo che garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

L’apposizione della firma digitale e della marca temporale al documento informatico certificano l’autenticità e l’integrità dei documenti.

Il software per la conservazione digitale dei documenti
Conservazione digitale a norma delle PEC
La soluzione per la Certificazione di Processo

Cos’è la conservazione digitale a norma?

La conservazione digitale viene definita, secondo il modello di riferimento ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System), come “l’insieme dei principi, politiche e strategie finalizzate a prolungare l’esistenza di un documento o di una sua risorsa digitale grazie alla sua tenuta in condizioni adatte all’uso nella sua forma originale e/o in un formato persistente, che garantisce l’integrità della sua configurazione logica del suo contenuto.”

L’obiettivo della conservazione a norma è quello di far sì che un documento, un fascicolo informatico, possa perpetuare all’infinito le sue caratteristiche di originalità, immodificabilità e leggibilità.

Conservare documenti informatici significa adottare un processo di conservazione efficace ed efficiente, basato su un sistema che preveda non solo l’utilizzo di dispositivi, ma anche un continuo aggiornamento normativo e tecnologico per garantire la fruibilità del patrimonio conservato.

Tipologie documentali per la conservazione digitale a norma

Di seguito una lista delle principali tipologie documentali per la conservazione digitale a norma, divisi tra aziende private e Pubbliche Amministrazioni.

Documenti per aziende private

  • Fatture elettroniche (attive e passive)
  • PEC
  • Documenti amministrativi in genere (Documenti di Trasporto, Ordini di Acquisto/Vendita, Note Spese, Fatture di Acquisto, Contratti, Raccomandate)
  • Libro unico del lavoro (LUL)
  • Domande di assunzione
  • Presenze – assenze giornaliere
  • Ferie / Permessi
  • Certificati
  • Registri IVA
  • Libri contabili
  • Dichiarazioni Fiscali
  • Ricevute Fiscali
  • Documenti del lavoro in genere (CU, 770, DM10, etc.)
  • Registri assicurativi
  • Libro cespiti
  • Distinte meccanografiche

Documenti per le Pubbliche Amministrazioni

  • Corrispondenza / Protocollo
  • Registro giornaliero di protocollo
  • Delibere e determine
  • Ordinativo informatico
  • Documento unico di regolarità contributiva (DURC)
  • Cedolino online
  • Reversali e mandati
  • Gare
  • Contratti
  • Certificati d’esecuzione lavori
  • Fascicoli sanitari, immagini e referti

I tuoi documenti al sicuro con Ifin Sistemi

Le Linee Guida AgID, hanno di recente determinato un aggiornamento della normativa in merito alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti informatici.

Questi cambiamenti impattano sia i processi, che l’organizzazione di imprese e PA: noi ti aiutiamo a comprendere quali sono gli impatti sugli attuali processi di conservazione mettendo a disposizione un team di consulenti specialisti per supportarti negli adempimenti normativi.

Contare sul supporto di un Conservatore Qualificato Marketplace AgID come Ifin Sistemi è garanzia di compliance normativa e tecnologica.

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