Il servizio di Consolidamento Probatorio delle caselle PEC è il servizio di Ifin Sistemi offerto ai clienti, che garantisce di preservare nel tempo la validità legale dei messaggi che transitano attraverso le caselle di posta elettronica certificata.
La corrispondenza inviata e ricevuta via PEC è documentazione informatica a tutti gli effetti, pertanto possiede valore legale al pari di una raccomandata A/R, grazie alla firma digitale apposta dalla Certification Authority.
La normativa vigente:
- Codice di Amministrazione Digitale (CAD, Dlgs 82/2005): “I messaggi PEC, per avere opponibilità ai terzi, devono essere sottoposti a sistema di conservazione digitale a norma”.
- Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) in risposta ad un interpello: “Il mantenimento del valore legale nel tempo richiede il trasferimento del messaggio stesso in un idoneo sistema di conservazione. I requisiti di tale sistema sono quelli indicati all’art. 44 del CAD le cui regole tecniche sono contenute nel DPCM 3/12/2013”
Ifin Sistemi, leader in questa nicchia di mercato, è la prima società in Italia ad aver lanciato un servizio di conservazione della PEC totalmente web per rispondere a tale esigenza, aderendo completamente al DPCM 3/12/2013 che ha imposto nuovi paradigmi tecnologici per la conservazione digitale dei documenti informatici.
Come funziona il Consolidamento Probatorio?
Il servizio solleva il cliente da qualsiasi onere derivante dall’installazione di software. Con la connessione da parte di Ifin Sistemi ai server del gestore PEC il contenuto della casella, comprensivo di allegati e notifiche, viene sottoposto a conservazione digitale per 10 anni, come prevede la normativa vigente.
Tutti i messaggi in una cassaforte digitale
Il servizio di conservazione a norma della PEC è un prodotto smart, agile e di semplice utilizzo che solleva i clienti dall’eventualità di non disporre di prove legalmente valide in casi di contenzioso legale.
Sicurezza
Tutta la corrispondenza in entrata ed in uscita dalla casella, comprensiva delle notifiche, viene conservata nei sistemi a norma e sicuri di Ifin Sistemi. Attraverso la connessione automatica ai server del gestore PEC del cliente, viene creata una copia conforme del contenuto della casella la quale verrà conservata nell’archivio legale di Ifin Sistemi.
Valore legale
Con il servizio di conservazione digitale a norma della PEC viene esteso il valore legale dei messaggi da 3 a 10 anni, l’arco temporale per il quale Ifin Sistemi provvede alla tenuta di tutta la corrispondenza PEC, come prevede la normativa vigente.
Al riparo da errori
Nel caso in cui l’utilizzatore della casella PEC, sottoposta a consolidamento probatorio, erroneamente cancelli dei messaggi all’interno della propria web mail, ha la garanzia di poterli recuperare facilmente in qualsiasi momento e a distanza di anni, attraverso la piattaforma web di conservazione. Chi non sottopone a consolidamento probatorio la propria casella PEC si preclude questa possibilità, in quanto un messaggio cancellato viene eliminato definitivamente e non è più recuperabile.
