Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici abrogheranno le norme regolamentari e introducono anche l’adeguamento alla norma tecnica UNI SInCRO 11386, che a partire da giugno 2021 dovrà essere accolta per la predisposizione dell’indice del pacchetto di archiviazione.
Le Linee guida sono composte da 6 allegati, quali:
- Glossario dei termini e degli acronimi
- Formati di file e riversamento
- Certificazione di processo
- Standard e specifiche tecniche
- Metadati
- Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati, che sostituisce la circolare 60/2013 dell’AgID.
Il quadro normativo sulla conservazione digitale dei documenti informatici è in continua evoluzione e prevede l’attuazione delle Linee guida di AgID emanate l’11 settembre 2020 dall’Agenzia, cui ha fatto seguito un comunicato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 259 del 19 ottobre 2020 relativo all’adozione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Le Linee guida riprendono l’adeguamento ai modelli di riferimento e agli standard internazionali (OAIS – Dublin Core) e nazionali (UNI SInCRO), volti a garantire l’intelligibilità dei documenti nel tempo e l’interoperabilità fra servizi di conservazione, andando a strutturare la gestione complessiva del documento informatico in un testo normativo unico.
Ifin Sistemi da sempre impegnata nel proporre soluzioni compliant con il quadro normativo in vigore, ha intrapreso un’attività di allineamento agli standard per garantire l’accessibilità e intellegibilità dei dati digitali nel tempo con la nuova soluzione di conservazione digitale, Legal Archive®.
Legal Archive® rispetta i seguenti standard, così come richiesto dall’allegato 4 delle nuove linee guida:
- OAIS: ISO 14721 Open Archival Information System
- Dublin Core: ISO 15836 The metadata element set
- UniSInCRO: UNI 11386 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali
- ISO/IEC 27001 – Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System)
Legal Archive® è la soluzione che permette di conservare documenti informatici, aggregazioni documentali informatiche e serie. La soluzione è rivolta sia ai soggetti amministrazioni pubbliche sia ai soggetti privati e permette la conservazione di documenti di varia natura, quali: documenti informatici di ambito amministrativo; di ambito fiscale e del lavoro (come per esempio Contratti, LUL, libri giornali, fatture), ma anche documenti informatici di tipo clinico-sanitario (come per esempio fascicoli sanitari, immagini e referti, ecc.); rispondendo, quindi, con un’unica soluzione a tutte le diverse esigenze di conservazione legale che ogni realtà produttiva può riscontrare.
Legal Archive® ha un’architettura in grado di essere facilmente “espandibile” in caso di aumento dei volumi, ma anche facilmente “limitabile” in caso di diminuzione. L’intera soluzione è stata, quindi, progettata per essere in grado di gestire l’elaborazione di grandi volumi di dati.
Legal Archive® è l’archivio legale che conserva i vostri documenti e ottempera ai seguenti requisiti:
- I documenti sono statici e non modificabili.
- Supporta la ricerca full text.
- Permette ricerche trasversali su diverse tipologie documentali.
- Pacchetto di versamento personalizzabile per soggetto produttore.
- Interfacciamento con tutte le Certification Authority.
- Conservazione automatica del manuale del Responsabile della Conservazione.
- Produzione della copia conforme con contrassegno elettronico.
Tra i plus di Legal Archive® spicca l’integrazione con i canali di Posta Elettronica Certificata. Tramite dei connettori alla piattaforma avviene lo scaricamento automatico e la conservazione dei messaggi contenuti nella casella PEC.
Con l’add-on e per la gestione della fatturazione elettronica, avviene la conservazione a norma delle fatture elettroniche gestite dal software proprietario di Ifin Sistemi, Invoice Channel®.
Legal Archive® è un software proprietario di Ifin Sistemi, che ha ottenuto la certificazione AgID.
