Il quadro normativo sulla conservazione digitale a norma in continua evoluzione prevede l’attuazione delle nuove regole tecniche pubblicate in Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014, che introducono l’adeguamento agli standard internazionali (OAIS – Dublin Core) e nazionali (UNI SInCRO), volti a garantire l’intelligibilità dei documenti nel tempo e l’interoperabilità fra servizi di conservazione.
Dalla pubblicazione delle regole tecniche in Gazzetta Ufficiale, entro 36 mesi tutti i sistemi di conservazione digitale di aziende e pubbliche amministrazioni devono adeguarsi per legge ai nuovi standard.
Ifin Sistemi da sempre impegnata nel proporre soluzioni compliant con il quadro normativo in vigore, ha intrapreso un’attività di allineamento agli standard per garantire l’accessibilità e intellegibilità dei dati digitali nel tempo con la nuova soluzione di conservazione digitale, Legal Archive®.
Legal Archive® rispetta i seguenti standard, così come richiesto dall’allegato 3 delle nuove regole tecniche:
- OAIS: ISO 14721 Open Archival Information System.
- Dublin Core: ISO 15386 The metadata element set.
- UniSInCRO: UNI 11386 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali.
Legal Archive® è un software in linea con quanto disposto dalla normativa attualmente in vigore ed è stato sviluppato rispettando le nuove regole tecniche emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
La soluzione prevede un sistema di conservazione digitale centralizzato in grado di gestire e conservare a norma qualsiasi tipo di documento, sia documenti informatici di ambito amministrativo, fiscale e del lavoro (come per esempio Contratti, LUL, libri giornali, fatture), sia documenti informatici di tipo clinico-sanitario (come per esempio fascicoli sanitari, immagini e referti, ecc.), rispondendo, quindi, con un’unica soluzione a tutte le diverse esigenze di conservazione legale che ogni realtà produttiva può riscontrare.
Legal Archive® ha un’architettura in grado di essere facilmente “espandibile” in caso di aumento dei volumi, ma anche facilmente “limitabile” in caso di diminuzione. L’intera soluzione è stata, quindi, progettata per essere in grado di gestire l’elaborazione di grandi volumi di dati.
Legal Archive® è una soluzione che può essere scalata sia verticalmente che orizzontalmente e, le singole componenti possono essere distribuite su più server.
Legal Archive® è la soluzione software che permette al responsabile del processo di conservazione digitale di ottemperare in modo semplice e automatico agli obblighi di legge imposti dalla normativa.
L’operatività del responsabile della conservazione è particolarmente agevolata, grazie alla possibilità di schedulare le attività di manutenzione degli archivi. La pianificazione dei processi di verifica e controllo sulla leggibilità, integrità e validità delle conservazioni è scandita dalle notifiche pop up ed email che garantiscono il rispetto delle scadenze prefissate.
Legal Archive® è l’archivio legale che conserva i vostri documenti e ottempera ai seguenti requisiti:
- I documenti sono statici e non modificabili.
- Supporta la ricerca full text.
- Permette ricerche trasversali su diverse tipologie documentali.
- Pacchetto di versamento personalizzabile per soggetto produttore.
- Interfacciamento con tutte le Certification Authority.
- Conservazione automatica del manuale del Responsabile della Conservazione.
- Produzione della copia conforme con contrassegno elettronico.
Tra i plus di Legal Archive® spicca l’integrazione con i canali di Posta Elettronica Certificata. Tramite dei connettori alla piattaforma avviene lo scaricamento automatico e la conservazione dei messaggi contenuti nella casella PEC.
Con l’add-on e per la gestione della fatturazione elettronica, avviene la conservazione a norma delle fatture elettroniche gestite dal software proprietario di Ifin Sistemi, Invoice Channel®.
Legal Archive è un software proprietario di Ifin Sistemi, che ha ottenuto la certificazione AgID.