Ad ogni singola risorsa umana di una struttura aziendale fanno riferimento grandi quantità di documenti, i quali accompagnano e scandiscono il percorso professionale della persona, all’interno dell’azienda. La gestione, l’organizzazione e l’archiviazione in forma cartacea di questa galassia di documenti rischia di fornire un resoconto poco preciso e dispersivo del profilo del dipendente.

La piattaforma di gestione documentale di Ifin Sistemi prevede il modulo Fascicolo Elettronico del Personale, l’applicativo totalmente web ideato per incontrare le esigenze dei responsabili delle risorse umane e dei loro collaboratori.

Il Fascicolo Elettronico del Personale consente l’accentramento dei documenti e delle informazioni relative ai dipendenti in un’unica piattaforma digitale supportando e semplificando le attività di gestione del personale. L’interfaccia è progettata per una semplice e intuitiva interazione con l’utente, il quale può agevolmente caricare i documenti e inserire i relativi metadati.

Le ricerche delle informazioni sono rapide e mirate grazie alle numerose chiavi di ricerca impostabili dall’utilizzatore.

Le norme sulla sicurezza dei dati e della privacy sono rispettate grazie alla tracciabilità degli accessi al sistema e dalla definizione dei privilegi attivabili per ogni singolo profilo utente, assicurando un’operabilità della piattaforma secondo una precisa gerarchia di funzionalità, per un accesso multilivello.

L’applicativo Fascicolo Elettronico del Personale prevede l’integrazione con il modulo Legal Archive®, l’applicativo di Ifin Sistemi compliant al quadro normativo in vigore in materia di conservazione digitale di documenti. La fascicolazione viene così inviata automaticamente al sistema di conservazione centralizzato al termine dell’iter previsto.

Fascicolo Elettronico del Personale in sintesi:

• Storico del rapporto con l’azienda facilmente consultabile
• Riduzione dei tempi di recupero delle informazioni
• Banca dati preziosa per lo studio di processi di riorganizzazione aziendale
• Ottimizzazione dei costi diretti e indiretti di gestione del personale
• Riduzione dei costi e dei consumi di carta
• Contenimento dei costi di gestione

L’Add-On per la gestione digitale delle Note Spese

Tra le funzionalità della piattaforma spicca la soluzione dedicata alla digitalizzazione delle note spese. Dal lato dipendente la compilazione delle note e l’acquisizione dei giustificativi, vengono snelliti dalla App dedicata per una gestione smart tramite dispositivi mobili come smartphone e tablet. Le successive fasi di approvazione e rifiuto non sono più un onere per i responsabili delle risorse umane, grazie alle notifiche in ingresso e in uscita che consentono rapidi scambi di informazioni con i dipendenti. I tempi di registrazione e liquidazione si riducono notevolmente, inoltre l’invio dei documenti al sistema di conservazione digitale è automatizzato.