Cos’è la PEC?
La posta elettronica certificata è un sistema di posta elettronica dotato di caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione dei dati, nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.
Non trovo Ifin Sistemi tra i gestori di posta elettronica certificata. Perché?
Ifin Sistemi non è un gestore di PEC accreditato presso AgID, ma svolge funzione di rivenditore del servizio per conto di Actalis Spa che è iscritta al pubblico elenco dei certificatori della firma digitale e all’elenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC) presso AgID.
Mittente e destinatario devono avere entrambi la PEC?
La comunicazione in genere avviene tra 2 caselle di PEC. Solo in questo caso, infatti, il mittente ottiene la ricevuta che attesta l’avvenuta consegna del proprio messaggio e si ha cioè il corrispondente “digitale” della raccomandata A/R. È però possibile spedire da caselle PEC verso caselle convenzionali (non PEC). In tal caso però il mittente ottiene solo una ricevuta di accettazione e non una di avvenuta consegna. In altre parole questa situazione rappresenta l’invio di una raccomandata semplice. Per completare la casistica, evidenziamo che, per evitare il problema dello spamming sulla PEC, non è possibile inviare una mail convenzionale verso una casella PEC in quanto questo tipo di mail viene scartata. L’utente ha però la possibilità di dirottare tali messaggi verso una casella di posta convenzionale a sua scelta (selezionabile attraverso il pannello di gestione della propria casella PEC).
I documenti allegati alla PEC sono protetti digitalmente?
No. La PEC svolge solo servizio di “posta raccomandata” con ricevuta di ritorno, non viene cifrata e i documenti non vengono protetti.
In cosa consiste il servizio di archiviazione?
Attivando il servizio di archiviazione si crea una cartella di archiviazione di dimensioni doppie rispetto alla casella PEC principale. Ogni volta che si riceve una mail, questa viene inviata alla cartella “posta in arrivo” e in automatico viene fatta una copia di backup sulla casella “archiviazione” della stessa mail.
Perché conservare digitalmente i messaggi PEC?
I gestori dei servizi PEC sono tenuti a conservare i dati relativi agli invii ed alle ricezioni per ogni singola casella per trenta mesi. Eventualmente, in base ai contratti, possono conservare anche i messaggi stessi. E trascorsi i trenta mesi? Chi ha necessità di conservare nel tempo i documenti pervenuti o spediti, ha l’esigenza di dotarsi di un servizio di conservazione, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, che gli consentirà di preservare la validità nel tempo del documento. >>
Ci sono costi per la comunicazione dell’indirizzo Pec al Registro imprese?
No. La comunicazione è esente da diritti di segreteria e imposta di bollo. Può essere effettuata direttamente via internet, tramite il sito www.registoimprese.it
Comunicazione della PEC per le società iscritte nel registro imprese
L’articolo 16 della legge n. 2 del 28/01/2009 di conversione del D.L. 185/2008 stabilisce che:
«Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.»
Perché è opportuno conservare digitalmente le PEC?
L’art. 2214 c.c. obbliga gli imprenditori alla conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza, che può includere anche i messaggi di posta elettronica con contenuto e rilevanza giuridica e commerciale come la PEC.
La conservazione della PEC, documento nativo digitale, deve rispettare quanto definito dal DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche riguardo il sistema di conservazione”.
La conservazione a norma è una strada obbligata, perché la stampa di un messaggio invio di PEC con le sue ricevute di accettazione e consegna non vale come prova legale di avere inviato determinate comunicazioni o di averle inviate entro una certa scadenza.