Il responsabile della conservazione si vede attribuiti compiti cruciali in ragione del controllo e della supervisione che attua sull’intero procedimento di conservazione. Si tratta di una figura prevista sia in ambito pubblico sia privato per garantire la corrispondenza dei documenti archiviati agli originali (salvo il caso in cui è previsto l’intervento del pubblico ufficiale) e la conformità del procedimento ai requisiti normativi a tutela dell’autenticità, dell’integrità e della disponibilità nel tempo del patrimonio informativo dell’organizzazione. Nelle amministrazioni pubbliche è il dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o altro soggetto da questi formalmente designato. Nelle aziende il criterio d’individuazione è la competenza o coerenza organizzativa (può essere, ad esempio, il CEO, il responsabile dell’organizzazione, dell’amministrazione, dell’IT).
I risvolti civili e amministrativi della conservazione dei documenti comportano in ogni caso criteri di designazione formali (incarico scritto).
I compiti del responsabile della conservazione possono essere classificati e sintetizzati nel modo seguente:

• Compiti di programmazione;
• Compiti esecutivi;
• Compiti di mantenimento;
• Compiti di verifica e controllo;
• Compiti decisionali;
• Compiti di documentazione.