La figura del responsabile della conservazione è normata dall’articolo 7 del DPCM 3 dicembre 2013 relativo alle regole tecniche sul sistema di conservazione. Questo ruolo è svolto da una persona fisica, che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. Il responsabile della conservazione digitale definisce le caratteristiche e i requisiti generali del sistema, gestisce e tiene controllati i processi conservativi, per salvaguardare gli aspetti fisici, logici e tecnologici, garantendo l’integrità e la leggibilità degli archivi nel tempo; interviene nei casi di produzione di copie e estratti di documenti informatici, per garantire la possibilità di attestazione da parte di un pubblico ufficiale della loro conformità agli originali; inoltre, spetta a lui sottoscrivere con firma digitale o firma elettronica qualificata il rapporto di versamento quando richiesto; predispone e sottoscrive, se previsto, il pacchetto di distribuzione e prepara e sottoscrive il pacchetto di archiviazione, la cui sottoscrizione digitale è invece obbligatoria. Inoltre, se il produttore è un’amministrazione pubblica o un ente pubblico, questa figura vigila sulle procedure di versamento della documentazione presso gli Archivi di Stato e presso l’Archivio Centrale dello Stato; infine, fornisce supporto per le attività di verifica da parte degli organi di controllo.
Il Responsabile della conservazione può delegare il coordinamento dell’intero processo o di una parte delle mansioni a lui affidate a soggetti terzi in possesso delle necessarie conoscenze e competenze. Questa delega dev’essere formalizzata e debitamente documentata all’interno del manuale di conservazione.
Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale, ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato. Se il responsabile della conservazione, di un’amministrazione pubblica o anche di un privato, affida il processo di conservazione ad un conservatore esterno, nel caso di una PA che abbia ottenuto l’accreditamento presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, si interfaccerà con il responsabile del servizio di conservazione.
Per agevolare la suddivisione dei ruoli e delle relative responsabilità, AgID ha preferito distinguere tra il responsabile della conservazione, persona fisica interna al soggetto produttore, e il responsabile del servizio di conservazione, figura interna al conservatore.
Di fatto, quindi il soggetto conservatore si impegna alla conservazione dei documenti trasferiti e ne assume la funzione di responsabile del servizio di conservazione ai sensi della normativa vigente, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione, e svolge l’insieme delle attività elencate nell’art. 7 comma 1 delle regole tecniche.
Nell’ottica di migliorare le competenze del Responsabile della Conservazione, IfinConsulting propone dei corsi interattivi per apprendere le mansioni indispensabili per ricoprire il ruolo assegnatogli.
Al corso si esaminano:
- Compiti e responsabilità.
- Aspetti critici della nuova normativa.
- Attività di controllo periodico sul sistema di conservazione.
- Rapporto con l’Agenzia delle Entrate.
- Gestione operativa di un progetto di Conservazione dei documenti informatici.
- Acquisire conoscenze fiscali, tributarie, archivistiche e tecnologiche.