CONSULENZA LINEE GUIDA AGID SULLA FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

INFO UTILI

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AREA TEMATICA:

  • Conservazione Digitale


Obiettivi della Consulenza

Con le recenti Linee guida pubblicate sul sito di AgID, il legislatore ha voluto determinare un aggiornamento della normativa in merito alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti informatici. I cambiamenti contenuti all’interno delle Linee guida riguardano sia i processi, sia l’organizzazione dei soggetti che vogliono affidare ai soggetti conservatori la custodia dei propri documenti; è inoltre richiesto un aggiornamento anche ai soggetti che offrono all’esterno il proprio servizio di conservazione. In particolare, AgID ha aggiornato, lato organizzativo, i ruoli attivi all’interno del processo di conservazione, andando ad identificare, oltre a quelli già descritti nelle precedenti regole tecniche, quelli relativi al responsabile della conservazione (che ora può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, è purché terzo rispetto al conservatore) e il responsabile del versamento, che dev’essere individuato sempre all’interno del soggetto produttore.
Oltre a queste due figure, le Linee guida richiedono che anche il soggetto produttore produca un proprio manuale della conservazione, in cui andare a definire l’organizzazione, i ruoli e i processi adottati ai fini della conservazione a norma di legge. Le Linee guida diverranno attuative il gennaio 2022 e sono state realizzate con lo scopo di incorporare in un unico documento le regole tecniche e le circolari relative alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti, in modo da fornire un unicum normativo, che regoli tutti questi ambiti, anche nel rispetto della disciplina in materia di beni culturali.

Viste le novità che ci saranno una volta che le Linee guida diverranno attuative, Ifin Sistemi vuole fornire un insieme di attività consulenziali, con lo scopo di aiutare nella definizione dei processi e delle procedure, secondo quanto richiesto dalle Linee guida AgID. L’attività sarà strutturata in maniera da coprire molti aspetti, sia organizzativi sia procedurali, ma sarà possibile anche
procedere con delle sessioni formative in cui verranno analizzate sia le Linee guida, sia i sei allegati prodotti che determinano gli aggiornamenti anticipati.

  • Imprese private e Pubbliche Amministrazioni
  • Analisi Linee guida di AgID e relativi allegati;
  • Definizione del processo di conservazione come richiesto dalle Linee guida;
  • Manuale di conservazione, come si può predisporre;
  • Le nomine, supporto nella predisposizione e l’identificazione dei ruoli;
  • L’importanza delle informazioni annesse ai documenti, l’individuazione dei metadati per la
    fruibilità;
  • Adeguamento al regolamento GDPR 2016/679;
  • Sessione formativa di approfondimento al personale coinvolto nei processi.

  • Materiale Didattico e attestato di partecipazione

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