Le nuove Linee Guida di AgID: quali implicazioni per imprese, amministrazioni pubbliche e conservatori

Con determinazione del 9 settembre 2020 AgID ha emanato le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Le nuove linee guida, in vigore dal 12 settembre 2020, dovranno essere adottate da tutte le PA italiane e dai soggetti privati che trattano documenti informatici e saranno pienamente operative il 1° Gennaio 2022.

Esse costituiscono un corpus unico di regole e aggiorneranno le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014; fornendo altresì una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei Beni culturali. Al corpus normativo si aggiungono sei allegati relativi a:

  • Glossario dei termini e degli acronimi;
  • Formati di file e riversamento;
  • Certificazione di processo;
  • Standard e specifiche tecniche;
  • Metadati;
  • Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Ora, il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma ove utile e/o necessario, deve provvedere a conservare anche aggregazioni documentali unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici; per i casi di migrazione ad altro conservatore, ora il riferimento non è più solo ai fascicoli, ma anche ad interi archivi.

Una novità per le PA è contenuta nell’art. 34, comma 1 bis lett. b) del CAD che prevede che le PA possano affidare all’esterno la conservazione ad un conservatore che possieda i requisiti di qualità e sicurezza e organizzazione individuati nel rispetto delle nuove linee guida; nel rispetto della disciplina europea; nel nuovo regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, che in futuro dovrà essere emanato da AgID. Resta inteso che, in attesa dell’emanazione del nuovo regolamento, trovano applicazione ancora le norme relative all’accreditamento.

Un’ulteriore novità riguarda l’interoperabilità tra sistemi di conservazione, che ora dev’essere garantita dalla norma UNI 11386:2020, ultima versione dello standard UniSInCRO, e dovrà essere aggiornata entro giugno 2021.

Con le Linee guida vanno identificati più ruoli dei soggetti interessati dai processi rispetto alle precedenti regole tecniche, ora si parla di titolare dell’oggetto della conservazione; produttore dei pacchetti di versamento; utente abilitato; responsabile della conservazione; conservatore, con l’individuazione al suo interno del responsabile del servizio di conservazione.

In merito ai modelli organizzativi, resta la possibilità di scegliere se realizzare il processo in casa o affidarlo all’esterno.  Nel caso di affidamento a terzi una novità riguarda l’individuazione del responsabile della conservazione che ora va designato obbligatoriamente e formalmente interno al titolare dell’oggetto di conservazione.  Per i soggetti privati, il ruolo può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione; mentre per le amministrazioni pubbliche si conferma quanto già in essere. Nel caso di affidamento esterno del servizio di conservazione, il nominativo e i riferimenti del responsabile della conservazione devono essere indicati nelle specifiche di contratto o della convenzione di servizio con il conservatore nel quale sono riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.

Tra le attività a carico del responsabile della conservazione, ce n’è una in particolare nuova e non delegabile, ovvero la redazione del manuale della conservazione, che ora il titolare deve redigere in proprio. Infatti i soggetti titolari degli oggetti conservati, indipendentemente dalla loro natura giuridica di soggetto pubblico o privato, dovranno redigere il proprio manuale della conservazione, documento distinto dal manuale di conservazione del conservatore. Viene ricordato alle PA che il manuale va adottato con provvedimento formale e pubblicato nel proprio sito istituzionale. In caso di affidamento del servizio ad un conservatore esterno le PA possono descrivere nel proprio manuale la descrizione delle specifiche attività al conservatore oppure rinviare, per le parti di competenza, al contenuto del manuale del conservatore esterno.

Un’ulteriore novità riguarda i pacchetti di archiviazione che possono essere sottoscritti anche con sigillo elettronico del conservatore o del titolare dell’oggetto della conservazione; inoltre, emerge anche un nuovo obbligo di firmare digitalmente o sigillare elettronicamente i pacchetti di distribuzione.

L’introduzione delle nuove Linee guida di AgID comporterà per i conservatori, accreditati o non accreditati, un refresh e un adeguamento dei propri sistemi a quanto richiesto dall’Agenzia, il che comporterà una revisione della parte contrattualistica fino ad oggi predisposta; una revisione anche lato manuale del conservatore, che comporterà un aggiornamento della norma indicata in esso, del glossario (poiché c’è stato un aggiornamento del Glossario allegato alle Linee guida); dovrà essere descritta la procedura di selezione e scarto come definita nelle linee guida; infine, bisognerà valutare i formati adottati, gli standard e rivedere i metadati obbligatori indicati da AgID.