Nuovo aggiornamento da parte dell’Agenzia delle Entrate sulle note spese…per non avere più carta

Con la risposta n. 388/2019 l’Agenzia delle Entrate ha dato risposta ad un interpello inviato da una società di consulenza che si avvale di “trasfertisti”. Con questa risposta l’Agenzia riprende l’annosa questione della dematerializzazione delle note spese. La questione posta riguardava i documenti fiscali relativi alle note spese emesse con riguardo ai propri dipendenti. Secondo i chiarimenti dati dall’Agenzia, il processo di conservazione dei documenti per essere fedele all’attuale normativa deve, in primo luogo, inevitabilmente rispettare il Codice civile, il Codice dell’Amministrazione Digitale e le sue regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013), oltre alle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità. Inoltre, come indicato dal DMEF 17 giugno 2014, dovranno essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione come minimo al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi; e, per essere totalmente compliant alla normativa, il processo dovrà terminare con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Un altro punto chiarito riguarda i giustificativi che sono allegati alle note spese, nonché le note spese stesse. L’Agenzia specifica che questi documenti possono essere valutati documenti originali “non unici” e che, pertanto, non è richiesta la presenza del pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle immagini su supporto informatico. In particolare, i giustificativi allegati alle note spese generalmente hanno una corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Da qui la considerazione fatta dall’Agenzia, secondo cui tale loro natura è quella di documenti analogici originali “non unici”.  Ciò nonostante se non è possibile risalire al contenuto del giustificativo allegato alla nota spese, lo stesso avrà natura di documento “unico” e, di conseguenza, per la sua conservazione sarà necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.