Conservazione digitale dei documenti per l’industria chimica e cosmetica

La particolarità di questo settore è costituita dalle lunghe tempistiche che caratterizzano il processo produttivo di un prodotto. Possono infatti trascorrere molti anni dalla formulazione di un progetto alla creazione del prodotto, questo periodo è descritto da numerose fasi di diversa natura: sviluppo, controllo, accertamento, produzione e vendita. Ogni stadio coinvolge molteplici attori che necessitano un continuo aggiornamento su qualsiasi informazione riguardi la vita del prodotto, pertanto è indispensabile che la capacità di comunicazione sia massima. Inoltre, le numerose tipologie di documenti specifiche per ogni fase devono poter essere condivise facilmente ad efficacemente, non trascurando i vantaggi in termini economici che può portare la scelta di digitalizzare il flusso documentale.

Ifin Sistemi propone un sistema di gestione del flusso di lavoro, workflow management, per affrontare le necessità proprie del settore, in modo da omologare i gruppi di lavoro che collaborano alla creazione di un progetto ad un unico modello processuale. In ogni istante sarà possibile esaminare le attività svolte dalle persone interessate monitorando i risultati ottenuti e i costi affrontanti. Coordinare e automatizzare le attività di lavoro permette il raggiungimento di notevoli guadagni di tempo già nel breve periodo: le pause dovute alle approvazioni e revisioni diminuiranno notevolmente e l’efficienza dell’azienda aumenterà proporzionalmente.

Da non sottovalutare i costi evitati dovuti alla stampa di centinaia documenti che caratterizzano il processo: l’archiviazione e conservazione digitale dei documenti è vantaggiosa anche da questo punto di vista.

Ifin Sistemi automatizza i flussi di lavoro permettendo di gestire i progetti in un ambiente grafico, semplice ed immediato, incoraggiando la comunicazione tra più individui, uffici e sedi diverse evitando inutili sprechi di carta e di tempo.