Il conferimento del pieno valore giuridico al documento informatico ha determinato un progressivo aumento della gestione documentale, informatizzata nelle strutture sanitarie pubbliche e private, e la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.

Il processo di conservazione digitale ha l’obiettivo di rendere un documento non deteriorabile e quindi fruibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità, nella sua “essenza digitale” e nel pieno rispetto del nuovo regolamento privacy (Regolamento Europeo 679 in materia di protezione dei dati personali).
Il Codice dell’Amministrazione Digitale asserisce che il documento informatico e il relativo trattamento sono validi e rilevanti ai fini di legge e riconosce l’equivalenza tra documento informatico e cartaceo, secondo le regole tecniche di cui all’art. 71.
Il quadro normativo è completo, infatti sono state recentemente emanate le nuove regole tecniche per la formazione del documento informatico (DPCM 13 novembre 2014), che erano state precedute da quelle emanate nei due DPCM del 3 dicembre 2013, pubblicati nella Gazzetta Ufficiale n.59 del 12 marzo 2014 e relative sia al processo di gestione dei documenti informatici, sia alla loro conservazione.

Le regole tecniche sulla conservazione introducono l’adeguamento agli standard internazionali (OAIS – Dublin Core – ISO/IEC 27001:2005) e nazionali (UNI SInCRO), volti a garantire l’intelligibilità dei documenti nel tempo e l’interoperabilità fra sistemi di conservazione.