La conservazione sostitutiva per la gestione delle risorse umane: digitalizzazione del libro unico del lavoro

Le aziende impegnate nella gestione delle risorse umane si ritrovano a coordinare ogni giorno ingenti quantità di dati riguardanti le persone che lavorano al loro interno.
È necessario che le informazioni riguardanti il capitale umano siano gestite nel totale rispetto della privacy e della normativa vigente.

Alla luce del decreto legge n. 112 / 2008, agli articoli 39 e 40, che ha sancito l’uscita di scena dei libri paga, presenze e matricola prevedendo la loro sostituzione con il “Libro Unico del Lavoro”, Ifin Sistemi propone la soluzione ideale per ottimizzare i processi documentali e la comunicazione fra i vari settori coinvolti. La principale innovazione del Decreto del Ministero del Lavoro infatti è la modalità di tenuta che può avvenire anche con l’utilizzo di supporti informatici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico, statico non modificabile e garantisca l’autenticità e l’integrità dei contenuti. È sempre il decreto, infine, a stabilire che per la gestione informatica a norma del libro unico, non è previsto alcun obbligo di vidimazione e autorizzazione, ma una semplice preventiva comunicazione scritta alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazioni specifiche delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. Il libro unico del lavoro deve essere conservato, per cinque anni, presso la sede legale del datore di lavoro o lo studio del consulente del lavoro.

La dematerializzazione del libro unico del lavoro, sviluppata da Ifin Sistemi, non è che un aspetto della ampia soluzione offerta, per la gestione e conservazione digitale a norma di tutti i documenti del personale. Il fascicolo del personale è accessibile solo agli utenti abilitati dall’amministratore del sistema.

I documenti coinvolti infatti sono molteplici:

• Paghe
• Presenze
• Assunzioni
• Buoni pasto
• Autorizzazioni assenze
• Autorizzazioni straordinari
• Rimborsi spese
• Note Spese
• Dichiarazioni CUD
• Certificati
• Curriculum.

L’utilizzo del documento informatico per la gestione dei documenti del personale garantisce maggiore efficienza nella gestione dei documenti sensibili e una maggiore protezione dei dati. La corretta gestione, catalogazione e conservazione digitale dei documenti del personale garantiscono:

• Una conservazione digitale a norma e protezione delle informazioni
• Una ricerca semplice ed efficace dei documenti
• Un accesso veloce per la consultazione anche via web delle informazioni
• Garantisce la visualizzazione del proprio fascicolo, ma non la modifica, grazie ad un accesso controllato
• Recupero della produttività
• Riduzione dei costi aziendali
• Efficienza.