Con l’attuazione delle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, è diventato obbligatorio per tutte le aziende pubbliche e private nominare un Responsabile della Conservazione. Questa figura, che deve possedere competenze giuridiche, archivistiche e informatiche, è fondamentale per garantire la corretta conservazione digitale e per conferire valenza giuridica ai documenti nel tempo.
Per le imprese private è prevista la possibilità di esternalizzare il ruolo del Responsabile della Conservazione, a condizione che la figura venga affidata a un soggetto terzo rispetto al conservatore, in modo da evitare conflitti di interesse.

Tra le principali attività, il Responsabile è chiamato a redigere il Manuale della Conservazione, un vero e proprio vademecum che raccoglie tutte le informazioni essenziali per l’organizzazione del sistema di conservazione. Purtroppo, spesso si sottovaluta l’importanza di questa figura, affidando il ruolo a persone non adeguatamente formate, con il rischio di compromettere l’intera gestione della conservazione e l’aderenza alle normative in vigore. Inoltre, il Manuale della Conservazione viene troppo spesso trattato come un semplice “documento fotocopia”, che non riflette la realtà operativa dell’azienda, soprattutto quando vengono utilizzati più provider di conservazione.

Il webinar gratuito, organizzato da Ifin Sistemi, intende fare chiarezza sugli obblighi derivanti dalle Linee Guida AgID, sul ruolo e le competenze del Responsabile della Conservazione, e sull’importanza di redigere un Manuale della Conservazione realmente efficace e aderente alla realtà aziendale.