Software di gestione PEC e REM

La soluzione per la gestione integrata e sicura di tutte le PEC aziendali e della nuova REM

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La PEC ricopre un ruolo sempre più rilevante in ambiente professionale grazie al valore legale che i messaggi e le notifiche di avvenuta consegna conferiscono al messaggio.

Dal 2024 entrerà in vigore la REM, la PEC europea, che permette di inviare i messaggi con valore legale in tutta Europa. Il nuovo standard di sicurezza della REM permette di essere certi di chi riceve il documento, perché non soltanto il proprietario è certificato, ma anche il ricevente.

I limiti degli strumenti di gestione tradizionali

L’incremento di caselle PEC e la loro gestione da webmail o da client di posta ordinaria (es. Outlook, Thunderbird) ha esposto aziende e pubbliche amministrazioni e numerosi rischi e problematiche:

  • l’utilizzo condiviso della PEC aziendale da parte di più utenti genera confusione e spesso il rischio è la mancata presa in carico del messaggio o l’erronea cancellazione dello stesso;
  • le notifiche di accettazione e consegna nella posta in arrivo non consentono di monitorare costantemente gli esiti dell’invio;
  • l’elevato traffico di messaggi satura velocemente la casella PEC;
  • Virus e Spam intasano la casella PEC e espongono l’azienda ad attacchi informatici;
  • l’accesso mediante credenziali anonime e condivise rappresenta un serio rischio per la sicurezza aziendale.

Il software Ifin Sistemi per la gestione delle PEC

Gestionale PEC è il servizio web di IFIN Sistemi che semplifica il flusso di lavoro quotidiano attraverso una gestione integrata e sicura di tutte le PEC aziendali e della nuova email certificata europea, REM.

Il servizio può essere configurato su caselle PEC di qualsiasi provider e consente l’accesso a più utenti profilati.

Funzionalità del software di gestione delle caselle PEC

  • Accesso mediante credenziali nominali e monitoraggio degli accessi e delle azioni compiute dagli utenti
  • Profilazione degli utenti in base al ruolo
  • Distinzione tra stato di lettura del messaggio ed effettiva presa in carico
  • Invio di notifiche in caso di mancata presa in carico del messaggio
  • Visualizzazione semaforica delle notifiche di accettazione e consegna
  • Ricerche veloci e puntuali grazie alla presenza di categorie personalizzabili
  • Lettore integrato di allegati firmati digitalmente
  • Smistamento automatico dei messaggi agli uffici di competenza
  • Invio massivo di messaggi e allegati a partire da una lista di destinatari
  • Anti-Spam e Anti-Virus
  • Archiviazione centralizzata e svuotamento automatico della webmail
  • Conservazione digitale a norma di legge
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“Dal 1981 risolviamo le problematiche aziendali più complesse con consulenze specializzate e formazione. Mettiamo al primo posto la qualità dei processi e la sicurezza delle informazioni.”

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