1.
Che cos’è la Certificazione di Processo?
La certificazione di processo costituisce una delle principali novità normative delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che permette di realizzare la dematerializzazione massiva dei documenti analogici e di attestare che i documenti informatici prodotti al termine del processo, abbiano contenuto identico a quello del documento analogico da cui sono tratti e che venga assicurata la validità probatoria.
L’allegato 3 delle nuove Linee Guida AgID è stato introdotto con la finalità di favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici.
La certificazione di processo si compone di:
- un punto di vista oggettivo, volto ad accertare gli strumenti tecnologici, le procedure e l’organizzazione per l’applicazione dei servizi di progettazione e dematerializzazione massiva dei documenti.
Il processo di dematerializzazione massiva deve essere certificato in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001; - un punto di vista soggettivo per attestare l’efficacia probatoria della certificazione di processo attraverso il metodo del raffronto a campione dei documenti, generando una verificazione di processo, ovvero un risultato probatorio dei documenti informatici tratti dai documenti analogici.
2.
Chi garantisce l’efficacia probatoria della Certificazione di Processo?
L’efficacia probatoria di una copia informatica tratta da un documento analogico può essere verificata da un Pubblico Ufficiale o da un notaio ai sensi dei commi 2 e 3 dell’art. 22 e comma 3 dell’art. 23-ter del CAD.
I soggetti privati procedono ad attestare la conformità della copia informatica del documento analogico attraverso la produzione di un rapporto di verificazione sottoscritto dallo stesso che fa piena prova fino a disconoscimento.
3.
Come ti supportiamo nella Certificazione di Processo
Grazie alle competenze dei nostri professionisti sarai supportato durante l’intero ciclo di dematerializzazione massiva, dalla progettazione – basata sull’analisi delle esigenze e dello stato dell’arte dell’archivio analogico – alla personalizzazione di soluzioni di image processing implementate sul riconoscimento altamente accurato degli elementi contenuti nei documenti, per garantire una piena conformità all’originale.
Mettiamo in campo le nostre competenze archivistiche per garantire uno scrupoloso raffronto del piano di campionamento per verificare la conformità del contenuto e della forma tra l’originale analogico e la copia informatica.
Il processo si conclude con la metadatazione e l’indicizzazione che assicurano l’organizzazione e il recupero dei documenti abbattendo drasticamente il rumore informativo.
4.
Quali sono i vantaggi della Certificazione di Processo?
- Facilita la digitalizzazione dei flussi informativi grazie al processo di dematerializzazione massiva
- Ottimizza la procedura di attestazione di conformità dell’intero lotto grazie al raffronto tra il piano di campionamento e i documenti originali
- Agevola l’accesso immediato ai documenti informatici
- Permette il recupero efficiente delle informazioni.
Corsi su Certificazione di Processo
Corso: REM, la nuova posta elettronica certificata che sostituisce la PEC
AREA TEMATICA: Strumenti Certification Authority, Conservazione Digitale.
Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
AREA TEMATICA: Documenti informatici; Conservazione Digitale; Formazione figure professionali.
Corso sul Responsabile della conservazione, il ruolo e le responsabilità
AREA TEMATICA: Documenti informatici; Conservazione a norma; Formazione figure professionali.
“Dal 1981 risolviamo le problematiche aziendali più complesse con consulenze specializzate e formazione. Mettiamo al primo posto la qualità dei processi e la sicurezza delle informazioni.”
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Mettiamo al primo posto la qualità dei processi e la sicurezza delle informazioni.”
