Servizio di Conservazione PEC a norma di legge

Conservazione digitale a norma delle PEC

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Il servizio di Consolidamento Probatorio delle caselle PEC è il servizio web che consente di conservare digitalmente a norma il contenuto delle caselle PEC preservando nel tempo la validità legale dei messaggi.

I messaggi PEC sono documenti informatici, e come tali, per avere opponibilità ai terzi, devono essere obbligatoriamente sottoposti a Sistema di Conservazione Digitale a Norma.

In caso di contenzioso, l’unica copia conforme depositabile ai fini probatori è dunque una copia correttamente sottoposta consolidamento probatorio tramite un processo di conservazione digitale a norma.

Riferimenti normativi

  • Codice di Amministrazione Digitale (CAD, Dlgs 82/2005 ss.mm.ii.): “I messaggi PEC, per avere opponibilità ai terzi, devono essere sottoposti a sistema di conservazione digitale a norma.
  • Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) disciplinano i processi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
  • Art.2214 del Codice Civile ““L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”.

Vantaggi e funzionalità del servizio di consolidamento probatorio PEC

Il servizio di conservazione a norma della PEC è un prodotto smart, agile e di semplice utilizzo che solleva i clienti dall’eventualità di non disporre di prove legalmente valide in casi di contenzioso legale.

La soluzione consente inoltre di recuperare eventuali messaggi PEC erroneamente cancellati dalla webmail garantendo ad aziende e pubbliche amministrazioni la massima sicurezza.

Il servizio di conservazione a norma PEC prevede:

  • Connessione automatica ai server di qualsiasi gestore PEC e creazione di un archivio legale contenente tutti i messaggi PEC presenti sulla casella, inclusi allegati e notifiche.
  • Conservazione digitale a norma di legge per 10 anni.
  • Piattaforma web di conservazione che consente all’utente abilitato di ricercare velocemente i messaggi conservati e di estrapolare la copia valida per l’esibizione in caso di contenzioso legale.
  • Costante e tempestivo adeguamento del Sistema di Conservazione Legal Archive al quadro normativo vigente: – Regole Tecniche (DPCM 3/12/2013) e le nuove linee guida AgID in vigore dal 01/01/2022.

Ecco cinque motivi per scegliere il servizio di consolidamento probatorio PEC di Ifin Sistemi:

Sicurezza

Tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dalla casella, comprensiva di notifiche e allegati, viene conservata nei sistemi a norma e sicuri di Ifin Sistemi.

Valore legale

Il valore legale dei messaggi viene esteso da 3 a 10 anni: l’arco temporale per il quale Ifin Sistemi provvede alla tenuta di tutta la corrispondenza PEC, come prevede la normativa vigente.

Al riparo da errori

Grazie alla piattaforma web di conservazione è possibile recuperare facilmente e in qualsiasi momento (anche a distanza di anni) i messaggi cancellati per errore.

Semplicità di utilizzo

Attivare il servizio di consolidamento probatorio della PEC è molto semplice grazie a una comoda piattaforma web, accessibile dal proprio browser, tramite credenziali personali e sicure.

Funzione di esibizione

Nel caso di controversie legali in cui le comunicazioni PEC potrebbero fare la differenza di fronte al giudice, è necessario procedere all’esibizione del messaggio oggetto del contenzioso legale.

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