Per descrivere i concetti di selezione e scarto d’archivio, non si può prescindere dall’affermazione di Isabella Zanni Rosiello: «Che la distruzione faccia parte della conservazione è, al di là della paradossale e sconcertante contraddizione tra i due termini, elemento costante della tradizione archivistica e dell’esercizio del mestiere dell’archivista».Lo scarto in ambiente analogico consiste nell’eliminazione fisica dei documenti ritenuti non più necessari perché di carattere strumentale e transitorio. L’archivista è chiamato a fare una valutazione del materiale documentario tenendo presente la modalità di stratificazione del complesso archivistico. Valutazione finalizzata ad individuare quegli elementi che possono essere eliminati senza in alcun modo intaccare i nessi originari e le caratteristiche strutturali dell’archivio. 

Il processo di consolidamento della memoria, che si traduce nella conservazione permanente della documentazione che può costituire in futuro fonte per la ricerca storica, può essere ostacolato dall’incapacità di dimenticare il superfluo, ovvero di conservare indiscriminatamente il materiale senza procedere periodicamente con la selezione degli elementi che possono essere eliminati.

Elio Lodolini ha definito lo scarto come “un compromesso fra l’esigenza teorica di conservare gli archivi nella loro integrità e i motivi pratici relativi al costo che implicherebbe il soddisfacimento di quella esigenza”. Una definizione senz’altro attuale se consideriamo che per “archivio” s’intende il complesso dei documenti, ma anche lo spazio fisico in cui tali documenti vengono conservati. Immagazzinare, accumulare, non significa dunque assolvere alla funzione di memorizzazione.

Alla luce di queste considerazioni, per la Pubblica Amministrazione e, in certa parte, per le organizzazioni private, l’operazione di scarto archivistico è un dovere per la tutela del patrimonio documentario e uno strumento per razionalizzare gli spazi, riducendo, in questo senso, le risorse, anche economiche, che sarebbero indispensabili per la conservazione indiscriminata, ripetitiva e disorganizzata dei documenti.