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Nella Pubblica Amministrazione la gestione dell’archivio, nelle sue diverse fasi, corrente, deposito e storico, rappresenta un dovere. La corretta organizzazione dell’archivio richiede necessariamente competenze archivistiche, normative e una conoscenza profonda del patrimonio documentario dell’Ente e delle sue funzioni amministrative. Il processo di scarto consiste nell’eliminazione fisica dei documenti che hanno esaurito la loro validità amministrativo-giuridica, o ritenuti non più necessari perché di carattere strumentale e transitorio, che non si ritiene dunque possano essere meritevoli di conservazione permanente quali fonti per la ricerca storica presente e futura.

Per la Pubblica Amministrazione lo scarto è uno strumento che consente di individuare la documentazione sulla base del principio di conservazione limitata e illimitata, ovvero sulla base di quanto dichiarato nel piano di conservazione, e di razionalizzare gli spazi, riducendo, in questo senso, anche le risorse economiche che sarebbero indispensabili per la conservazione indiscriminata, ripetitiva e disorganizzata dei documenti.

Lo scarto è un’operazione irreversibile, pertanto delicata. La valutazione della documentazione da proporre per lo scarto deve essere prudente e precisa, deve considerare, oltre a quanto citato, anche il contesto, la storia dell’Ente, le scelte fatte nei precedenti scarti, dunque prevedere l’intervento di professionisti e professioniste esperti.

Il webinar gratuito organizzato da Zucchetti Digital Solutions e IfinConsulting, approfondirà le migliori pratiche per gestire correttamente il patrimonio documentale: dalla classificazione e selezione dei documenti fino alla distruzione certificata e alla transizione verso l’archiviazione digitale. Un’occasione concreta per comprendere come ridurre i costi di gestione, recuperare spazio fisico e costruire un archivio più efficiente, sicuro e conforme alla normativa vigente.